Fragen rund um die Gründung eines Unternehmens

Unternehmensgründer oder Existenzgründer haben insbesondere zu Beginn ihrer Tätigkeit viele wichtige oder dringende organisatorische Fragen. Da diese Fragen bei einer Vielzahl von Unternehmensgründern oder Existenzgründern immer wieder auftauchen, haben wir diese nachfolgend für Sie zusammengestellt:

 

1. Welche Nummern bekomme ich als Neugründer zugeteilt?

Wenn Sie als Unternehmer starten, bekommen Sie folgende Nummern neu zugeteilt:

  • Steuernummer
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IDNr.)
  • Betriebsnummer

 

2. Was ist eine Steuernummer?

Eine Steuernummer wird vom Finanzamt an den Steuerpflichtigen zugeteilt. Die Steuernummer ist auf der Rechnung des Unternehmers anzugeben (Rechnungsangaben § 14 UStG).

 

3. Kann sich die Steuernummer ändern?

Ja, die Steuernummer kann vom Finanzamt geändert werden. Das Finanzamt München hat einen Arbeitnehmerbereich und einen sonstigen Bereich. Wenn also ein Arbeitnehmer nebenberuflich selbständig tätig ist, bekommt er aus organisatorischen Gründen eine neue Steuernummer. Auch, wenn das Finanzamt intern umstrukturiert wird, wird eine neue Steuernummer vergeben. Außerdem kann eine neue Steuernummer vergeben werden, wenn Ehegatten die erste gemeinsame Steuererklärung abgeben.

 

4. Ich habe bereits Briefpapier oder Quittungsblöcke mit einer nun veralteten Steuernummer drucken lassen. Darf ich diese weiterverwenden?

Grundsätzlich ja. Gesetzlich kodifiziert ist die Verpflichtung zum Ausweis der Steuernummer in § 14 Abs. 4 UStG „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer“.Die veraltete Steuernummer für eine Übergangszeit weiterzuverwenden ist meist kein Problem, da die Steuernummern im Finanzamt intern weiter ohne Probleme zugeordnet werden können.

 

5. Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-ID-Nr.) und wo kann ich eine USt-ID-Nr. beantragen?

Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt auf Basis eines Antrags eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-ID-Nr.) für Ihr Unternehmen. Notwendig ist die Meldung als Unternehmer (Fragebogen für die steuerliche Ersterfassung).

Für die formlose Beantragung einer USt-ID-Nr. stehen Ihnen als Existenzgründer oder Unternehmensgründer folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Antragstellung über das zuständige Finanzamt

Sind Sie Existenzgründer oder Unternehmensneugründer, kann die Erteilung einer USt-ID-Nr. direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kann ein entsprechendes Feld angekreuzt werden.

 

b) Antragstellung über das Internet (www.bzst.de)

Das Antragsformular finden Sie auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern. 

 

c) Antragstellung per Briefpost

Antrag auf Erteilung der USt-ID-Nr. bitte schriftlich an folgende Anschrift:

Bundeszentralamt für Steuern

Dienstsitz Saarlouis

66738 Saarlouis

 

 6. Ich habe bereits ein Unternehmen oder ich habe mehrere Unternehmen gegründet. Bekomme ich für jedes Unternehmen eine eigene USt-ID-Nr.?

Nein, jeder Unternehmer bekommt eine USt-ID-Nr. zugeteilt. Diese gilt einheitlich für alle Ihre Unternehmen.

 

7. Entstehen mir für die Beantragung der USt-ID-Nr. Kosten?

Nein, die Erteilung der USt-ID-Nr. ist kostenlos.

 

8. Ich habe noch keine Steuernummer, möchte aber bereits Rechnungen schreiben. Was kann ich machen?

Sie können die Rechnungen mit dem Vermerk „Steuernummer folgt“ stellen. Wichtig hierbei: die Steuernummer muss tatsächlich beantragt sein und die Rechnung mit der dann gültigen Steuernummer nochmals ausgestellt werden.

 

9. Welche Angaben muss ich auf meiner Rechnung haben?

Die notwendigen Rechnungsangaben finden Sie im §14 Abs. 4 UStG. Wir haben diesem Thema einen gesonderten Themenschwerpunkt "Rechnungsangaben" gewidmet.

 

 

Muster ordentliche Rechnung mit allen relevanten Rechnungsangaben

10. Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Sehen Sie hierzu unser Schwerpunkt-Thema „Rechnungsangaben“.

Muster Kleinbetragsrechnung

 

11. Was bedeutet „fortlaufende Rechnungsnummer“?

Fortlaufende Rechnungsnummer" bedeutet, dass z.B. die erste Rechnung Nr. 1, die zweite Rechnung Nr. 2, die dritte Rechnung Nr. 3, usw. trägt.

Ist die Rechnungsnummer nicht fortlaufend, kann durch den Betriebsprüfer unterstellt werden, dass die Rechnung geschrieben, das Entgelt vereinnahmt aber nicht versteuert wurde. Empfindliche Zuschätzungen seitens des Finanzamtes können die Folge sein.

Die im obigen Beispiel vergebene fortlaufende Rechnungsnummer macht für den Betriebsprüfer, aber auch für Ihren Kunden, Mitarbeiter oder Wettbewerber unter Umständen deutlich, wie viele Rechnungen Sie stellen. Sprich: Ihr möglicherweise angestrebtes Image passt nicht zur fortlaufenden Rechnungsnummer. Was tun?

Als Steuerberaterin rate ich meinen Mandanten in diesem Fall, ein bestimmtes System bei der Rechnungsnummernvergabe zu installieren. Sie können z.B. mit der Rechnungsnummer 568 beginnen und „normal“ 10 Rechnungen stellen. Dann machen Sie einen Sprung von jeweils 50 Rechnungen und vergeben wiederum 10 Rechnungsnummern normal. Dann wieder einen Sprung von jeweils 50 Rechnungen machen und 10 Rechnungsnummern normal vergeben. Wichtig: das System muss leicht für einen fremden Dritten (Betriebsprüfer) überprüfbar sein. Das System darf nicht durchbrochen werden.

Möglich ist auch eine Kombination mit anderen Zahlen oder Buchstaben, ggf. auch dem jeweils aktuellen Datum.

Beispiel: Rechnungsnummer 5886 DDA 6; 5886 DDA 7; 5886 DDA 8, 5886 DDA 9, 5886 DDA 10. Fortlaufend ist jeweils die letzte Zahl, die ersten Zahlen (5886) sowie Buchstaben (DDA) sind austauschbar. Das bedeutet diese Zahlen oder Buchstaben können ggf. täglich oder monatlich geändert werden.

Außerdem rate ich als Steuerberaterin meinen Mandanten zur Führung einer Rechnungsliste. Hiermit können Sie leicht und ohne großen Aufwand die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer prüfen. Ein „Muster-Rechnungsliste“ finden Sie hier.

Vereinfachtes Beispiel Rechnungsliste:

 

12. Das Finanzamt hat Bescheide geschätzt, was nun?

Bei geschätzten Bescheiden rate ich: Einspruch einlegen! Sie können einen Einspruch schriftlich z.B. per E-Mail beim zuständigen Finanzamt einlegen. Die Begründung für den Einspruch muss nicht zwingend sofort mitgeliefert werden. Jedoch ist eine zeitnahe Begründung des Einspruchs zweckmäßig, da dieser sonst als unbegründet vom Finanzamt verworfen werden kann.

 

13. Was ist eine passende Begründung im Rahmen eines Einspruchs auf geschätzte Steuerbescheide?

Die Begründung für den Einspruch, den Sie gegen geschätzte Steuerbescheide eingelegt haben, ist immer die tatsächliche Steuererklärung  bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Lohnsteuer-Anmeldung. Zur Fristwahrung ist ein Einspruch ohne Begründung möglich.

 

14. Ich habe keine Umsatzsteuer - Voranmeldungen abgegeben, das Finanzamt hat die Umsatzsteuer - Vorauszahlungen geschätzt, was nun?

Auch hier: Unverzüglich Einspruch einlegen und die Umsatzsteuer - Voranmeldungen erstellen und elektronisch an die Finanzverwaltung übertragen. Sie sollten generell die Verpflichtung zur fristgerechten Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung sehr ernst nehmen. Ein oder zwei Verspätungen pro Jahr sind für das Finanzamt akzeptabel, solange die anderen Monate ohne Probleme „durchlaufen“. Wichtig für das Finanzamt ist ein reibungsloser Ablauf des Verfahrens. Wenn Sie alles in Ihrer Macht stehende tun, um dies zu gewährleisten, werden kleinere Unregelmäßigkeiten unbeachtlich.

 

15. Bis wann muss ich die Umsatzsteuer – Voranmeldung an das Finanzamt melden?

Die Umsatzsteuer – Voranmeldungen sind für sog. „Monatszahler“ jeweils zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt elektronisch zu übertragen.

 

Wichtig hierbei: In den ersten zwei Kalenderjahren nach Gründung Ihres Unternehmens müssen Sie monatliche Voranmeldungen abgeben. Die Dauerfristverlängerung ist kostenlos, Sie müssen jedoch eine Sonder-Vorauszahlung (siehe eigenen Punkt hierzu) leisten. Durch die Sonder-Vorauszahlung ist sichergestellt, dass Sie jeden Monat einen Betrag als Vorauszahlung leisten. Im Dezember wird die Sondervorauszahlung auf Ihre Umsatzsteuerschuld angerechnet, sodass Sie für das Jahr den korrekten Vorauszahlungsbetrag geleistet haben.

Bei sog. Quartalszahlern jeweils ist die Abgabe der Umsatzsteuer - Voranmeldung an folgenden Terminen: 1. Quartal „Januar bis März“ zum 10.4.; 2. Quartal „April bis Juni“ zum 10.7.; 3. Quartal „Juli bis September“ zum 10.10.; 4. Quartal „Oktober bis Dezember“ zum 10. Januar.

 

16. Zehn Tage nach Ablauf des Monats ist mir zu knapp, kann ich die Frist verlängern lassen?

Ja, da diese 10 –Tages-Frist etwas knapp ist, können Sie einen Antrag auf Umsatzsteuer - Dauerfristverlängerung stellen; hierfür entstehen keine Kosten. Dieser Antrag wird in der Regel vom Finanzamt gerne bewilligt. Die Umsatzsteuer - Dauerfristverlängerung ist sowohl für „Monatszahler“ wie auch für „Quartalszahler“ möglich.

1) Umsatzsteuer - Dauerfristverlängerung bei „Quartalszahlern“

 

Die Umsatzsteuer - Dauerfristverlängerung bei Quartalszahlern ist völlig problemlos auf Antrag möglich. Der Antrag muss nicht zwingend jährlich neu gestellt werden, sondern verlängert sich jeweils automatisch.

 

2) Dauerfristverlängerung bei „Monatszahlern“

Auch Monatszahler können eine sog. Umsatzsteuer-Dauerfristverlängerung beantragen. Auch dieser Antrag ist kostenlos.

Bitte beachten Sie, dass Sie in den ersten zwei Kalenderjahren nach Gründung Ihres Unternehmens zwingend monatlich die Umsatzsteuer - Voranmeldungen abgeben müssen.

Die Dauerfristverlängerung ist kostenlos möglich, Sie müssen jedoch als „Monatszahler“ eine Umsatzsteuer - Sondervorauszahlung leisten. Die Umsatzsteuer - Sondervorauszahlung stellt sicher, dass Sie in jedem Monat einen Betrag als Vorauszahlung leisten. Die geleistete Umsatzsteuer - Sondervorauszahlung wird Ihnen im Dezember wieder angerechnet. Die Umsatzsteuer – Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der angefallenen Umsatzsteuerzahlung des Vorjahres.

Der Antrag auf Umsatzsteuer-Dauerfristverlängerung ist jährlich neu beim Finanzamt zu stellen. Die Sondervorauszahlung ist jährlich neu zu berechnen.

 

Beispiel 1 Sondervorauszahlung Umsatzsteuer neu gegründete Gesellschaft:

Die A-GmbH ist eine mittelständische Kapitalgesellschaft im Bereich Maschinenbau und wird zum 1.1.01 gegründet. Die Geschäftsführerin der A-GmbH veranlasst, einen Antrag auf Umsatzsteuer-Dauerfristverlängerung zu stellen. Der Antrag beinhaltet die geschätzten Umsatzsteuerzahlungen für das Jahr 01 (70.000 Euro). Hiervon ist 1/11 (6.363,64 Euro) am 10.2.01 an das Finanzamt als Sondervorauszahlung zu leisten. Zum 10.3.01 ist die Umsatzsteuer - Vorauszahlung für Januar 01 an das Finanzamt zu leisten, am 10.4.01 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Februar 01, usw.

Für den Monat Dezember 01 ergibt sich eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung von 30.000 Euro. Die entrichtete Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung von 6.363,64 Euro ist hiervon abzuziehen. Die A-GmbH muss lediglich 23.636 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten.

 

Beispiel 2 Sondervorauszahlung Umsatzsteuer:

Die Werbeagentur B-GmbH ist bereits seit vielen Jahren erfolgreich tätig. Die Umsatzsteuer für das Jahr 01 betrug 88.000 Euro und wurde auch an das Finanzamt geleistet. Für das Jahr 02 stellt die Geschäftsführerin der B-GmbH einen Antrag auf Umsatzsteuer-Dauerfristverlängerung beim Finanzamt. Sie entrichtet die Sondervorauszahlung von 8.000 Euro (1/11 von 88.000 Euro) an das Finanzamt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Dezember 02 wird die Sondervorauszahlung von 8.000 Euro angerechnet.

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung zum Abgabetag der Umsatzsteuer-Voranmeldung bei Monatszahlern:

 

17. Was sind Steuer-Vorauszahlungen (Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen, Gewerbesteuer-Vorauszahlungen)?

Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer ( plus Solidaritätszuschlag von 5,5%) und funktionieren wie der Lohnsteuer - Einbehalt bei Arbeitnehmern. Der Steuerpflichtige leistet Vorauszahlungen an das Finanzamt, grundsätzlich vier Mal jährlich am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Am Jahresende wird im Rahmen der Steuerveranlagung (Abgabe der Einkommensteuer - Erklärung) die geleistete Vorauszahlung ebenso wie die Lohnsteuer auf die jährliche Einkommensteuerlast angerechnet. Im Idealfall kommt es weder zu einer Erstattung noch zu einer Nachzahlung.

Das Gleiche gilt für Vorauszahlungen zur Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer.

 

18. Warum setzt das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest?

Kommt es bei einem Steuerpflichtigen im Rahmen der jährlichen Steuererklärung zu einer Steuernachzahlung (Steuerbescheid mit Nachzahlung), setzt das Finanzamt grundsätzlich den gleichen Betrag für das Folgejahr als Vorauszahlung an.

 

19. Wie kann ich die vom Finanzamt festgesetzten Einkommensteuer-Vorauszahlungen anpassen lassen?

Die vom Finanzamt festgesetzte Einkommensteuer-Vorauszahlung ist nicht immer gerechtfertigt. Was also tun? Als Steuerberaterin rate ich Ihnen, stellen Sie einen Antrag auf Herabsetzung der Steuervorauszahlung. Das ist grundsätzlich immer der schnellste und einfachste Weg. Der Herabsetzungsantrag muss eine glaubhafte Begründung enthalten, weshalb die Steuervorauszahlung zu hoch angesetzt wurde.

Bei Existenzgründern wird im „Fragebogen für die steuerliche Ersterfassung“ das Einkommen (Gewinnschätzung) für das aktuelle Jahr und das Folgejahr abgefragt. Anhand dieser Angaben setzt das Finanzamt die Einkommensteuer-Vorauszahlungen für Existenzgründer fest.

Wichtig: Stellt sich die Gewinnschätzung wesentlich anders dar wie der tatsächlich erwirtschaftete Gewinn (z.B. Gewinneinbruch), kann eine Anpassung der Einkommensteuer-Vorauszahlungen erfolgen. Hierfür ist eine aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung beim Finanzamt mit entsprechendem Herabsetzungsantrag einzureichen.

 

20. Kann ich auch Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen und Gewerbesteuer-Vorauszahlungen herabsetzen lassen?

Ja, eine Herabsetzung der Vorauszahlungen für Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer ist ebenso auf Antrag möglich. Die Vorgehensweise ist wie bei den Einkommensteuer-Vorauszahlungen: Ein Antrag an das Finanzamt mit Begründung in Form einer aussagekräftigen aktuellen Betriebswirtschaftlichen Auswertung genügt.

 

21. Was sind nachträgliche Vorauszahlungen?

Das kennt irgendwie jeder Unternehmer: Die Geschäfte laufen gut, die Steuernachzahlung für das Jahr 01 ist kalkuliert und eingeplant.

Dann kommt der Steuerbescheid für das Jahr 01 im Jahr 04 und das Finanzamt setzt nicht nur die Nachzahlungen für Jahr 01 fest.

Nein, auch nachträgliche Vorauszahlung für die Jahre 02, 03 und aktuelle Vorauszahlungen für das Jahr 04 sind vom Finanzamt festgesetzt worden.

So weit in Ordnung, das Finanzamt möchte sichergehen, dass die Steuernachzahlung geleistet werden kann und je eher desto sicherer. Was aber, wenn die Geschäfte nur im Jahr 01 so gut liefen und die nachfolgenden Jahre deutlich weniger gut waren?

Als Steuerberaterin rate ich meinen Mandanten zur Anpassung der Vorauszahlungen auf die tatsächlich zu leistende Höhe.

Zur Klarstellung: Würden die Vorauszahlungen zu hoch geleistet, wären diese nicht „irgendwie weg“. Das Finanzamt rechnet die geleisteten Vorauszahlungen auf die Steuerschuld an, spätestens mit dem Steuerbescheid kommt es zur Erstattung der zu hoch geleisteten Vorauszahlung.

 

22. Soll ich dem Finanzamt erlauben, Vorauszahlungen und Steuernachzahlungen abzubuchen?

Wenn Sie dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, bucht das Finanzamt die anfallenden Zahlungen von dem angegebenen Bankkonto ab. Sie als Unternehmer sparen sich Zeit, müssen jedoch auf die Liquidität auf dem Bankkonto achten.

Sie könnten wählen, ob Sie

  • alle Zahlungen oder
  • nur Umsatzsteuer-Vorauszahlungen bzw. Lohnsteuer abbuchen lassen wollen.

Auch welche Art von Zahlungen das Finanzamt abbucht, kann festgelegt werden (also z.B. nur betriebliche Steuern, nicht aber die Einkommensteuer).

Einen Lastschrifteinzug bei den Vorauszahlungen empfehle ich daher immer uneingeschränkt. Bei den Abschlusszahlungen spricht aus meiner Sicht auch sehr viel für einen Lastschrifteinzug, jedoch kann dies gerade in sehr turbulenten Monaten auch scheitern mangels Liquidität.

 

23. Soll ich den Krankenkassen ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen?

Ja, das bietet sich an und empfehle ich als Steuerberaterin allen meinen Mandanten.

Wer den Krankenkassen nicht traut: Wir nutzen die Lohnprogramme der DATEV und können für unsere Mandanten leicht monatlich rechtzeitig eine Zahlungsdatei erzeugen und an die Bank weitergeben. Es macht eben nur monatlich etwas mehr Arbeit.

 

24. Was soll ich bei den Steuerzahlungen als Verwendungszweck angeben?

Für Zahlungen an das Finanzamt bietet sich ein möglichst aussagekräftiger Verwendungszeck an:

Steuernummer: XXX/XXX/XXXXX

Steuerart (z.B. UST-VZ) Zeitraum (z.B. März 2017)

 

25. Wo finde ich die Bankverbindung des Finanzamtes?

Sie finden die Bankverbindung Ihres Finanzamtes am einfachsten übers Internet (einfach über eine Suchmaschine Ihrer Wahl: Finanzamt [Ihre Stadt] Bankverbindung).

 

Für das Finanzamt München können Sie folgende Bankverbindung verwenden:

Deutsche Bundesbank München

  • IBAN: DE05 7000 0000 0070 0015 06
  • BIC: MARKDEF1700

Bayer. Landesbank Girozentrale München

  • IBAN: DE37 7005 0000 0000 0249 62
  • BIC: BYLADEMM

HypoVereinsbank München

  • IBAN: DE78 7002 0270 0000 0801 20
  • BIC: HYVEDEMM

 

26. Welchen Verwendungszweck soll ich bei der Zahlung der Sozialabgaben wählen?

Auch hier bietet sich ein aussagekräftiger Verwendungszweck an. Die Krankenkassen arbeiten nicht mit Steuernummern, sondern mit Betriebsnummern.

Geben Sie daher die Betriebsnummer im Verwendungszweck an und den Zeitraum der Beiträge.

 

27. Soll ich unterjährig meine Belege an das Finanzamt senden?

Nein, unaufgefordert sollten Sie keine Belege an das Finanzamt senden. Das Finanzamt fordert Buchhaltungs-Belege an, wenn es dies für erforderlich hält. Im Normalfall kommt keine Beleganforderung, nur wenn die Zahlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht plausibel erscheinen oder aufgrund Kontrollmitteilungen ein genaueres Bild geschaffen werden soll.

 

28. Soll ich meine Belege kopieren?

Grundsätzlich sind keine Belegkopien erforderlich. Ausnahmen sind Quittungen auf verblassendem Thermopapier; diese Belege müssen Sie bitte unbedingt kopieren.

 

Sie als Unternehmer sind dafür verantwortlich, dass die Buchhaltungsbelege im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt und geprüft werden können. Daher empfehlen wir, die notwendigen Belege sorgfältig und ordentlich aufzubewahren (mehr zu den steuerlichen Aufbewahrungsfristen) und in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren, ob Kopien gemacht werden müssen.

 

29. Wie soll ich meine Buchhaltungsbelege für meinen Steuerberater sortieren?

Je gründlicher die Buchhaltungsbelege sortiert werden, umso größer ist unsere Zeitersparnis bei der Belegverbuchung. Hier finden Sie eine Sortieranleitung für die Buchhaltungsbelege.

 

30. Kleinunternehmer in der Umsatzsteuer

Gerade als Neugründer ist es evtl. sinnvoll, von der Kleinunternehmerschaft gem. § 19 UStG Gebrauch zu machen. Informationen hierzu finden Sie in im Themenschwerpunkt "Kleinunternehmer in der Umsatzsteuer".

 

 

Bitte beachten Sie:

Diese Fragen werden von uns laufend vervollständigt. Wenn Sie eine organisatorische Frage zu Ihrer Neugründung haben, können Sie diese gerne per E-Mail an uns stellen:

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