Buchhaltungsbelege digitalisieren und Kosten sparen

Buchhaltungsbelege digital | Organisation der Buchhaltung

 

Als Steuerberater in München bekommen wir immer wieder die Frage gestellt wie eine gute Büro-Organisation aussieht. Unsere Antwort: gute Büro-Organisation ergibt sich aus vielen Kleinigkeiten.

 

Die Organisation der Buchhaltungsbelege nimmt hierbei einen besonderen Platz ein. Die Fülle der Buchhaltungsbelege ist immer wieder erstaunlich für mich als Steuerberater in München. Ebenso erstaunlich ist für mich wie wenig Zeit sich die meisten Unternehmer nehmen, über die Organisation der Buchhaltungsbelege nachzudenken.

 

Grund hierfür ist sicherlich der fehlende Erfahrungsschatz bei den meisten Unternehmern, gerade in Bezug auf digitale Belege. Auch gibt es kaum Kurse z.B. bei der VHS mit dem Inhalt „Belegorganisation im Unternehmen“, wobei das ein so wichtiges Thema ist.

 

Daher finden Sie nachfolgend einige Anregungen, Tipps und Tricks die helfen die digitalen Belege sowie die Belege in Papierform bestmöglich zu organisieren. Und natürlich haben wir viele Praxisbeispiele aus der Steuerkanzlei München für Sie zusammengesucht.

 

  • Belege vermeiden! Belegvermeidung ist der beste Expertentipp, den ich zur Büro Organisation zu bieten habe!

 

Der beste Tipp für die Organisation ist: Belege konsequent vermeiden!

Natürlich ist damit nicht gemeint alle Rechnungen und Quittungen zu vernichten. Es geht darum ein Gespür dafür zu bekommen was an Papierkram vermieden werden kann.

 

Als Steuerberater in München rate ich meinen Mandanten dazu z.B. viele Kosten zu pauschalisieren und hierüber jährliche Verträge zu schließen. So kann beispielsweise in unserer Steuerkanzlei eine Pauschale über die Erstellung von Buchhaltung und Gehälter vereinbart werden. Hierüber schließen wir einen Vertrag der jährlich gekündigt werden kann und die Monatsrechnungen werden so vermieden.

 

Auch bei der Anmietung von beweglichen Wirtschaftsgütern (z.B. im der Baubranche) werden gelegentlich noch Monatsrechnungen erstellt die dann natürlich auch monatlich für das Finanzamt verbucht werden müssen und 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Das ist unnötig, ein Vertrag kann den Papierkram stark minimieren und helfen den Buchhaltungsordner schlanker zu halten.

 

Banken und Versicherungen agieren häufig nach dem Prinzip „den Kunden möglichst einmal monatlich anschreiben“. Das ist meist völliger Unsinn, die Schreiben zeigen nur an das der vereinbarte Betrag abgebucht wird.

 

Auch Servicemitarbeiter die freiberuflich tätig sind wie z.B. Reinigungskräfte, Hausmeister, Winterdienst, usw. stellen häufig Monatsrechnungen. Meist werden aber ohnehin Pauschalbeträge vereinbart. Da ist meine Meinung als Steuerberater in München: Verträge vereinbaren die die Monatsrechnungen ersetzten! Das spart Ihnen in der Büro-Organisation Zeit und Nerven, viel Geld beim Steuerberater und schützt die Umwelt!

 

 

  • Anzahl der Belege reduzieren. Der zweitbeste Expertentipp nach Belegvermeidung ist klar: Konsequent die Anzahl der Belege reduzieren.

 

Häufig ist es als Unternehmer schlicht nicht möglich die Rechnungen und Quittungen zu vermeiden. Klar, es ist wichtig nun nicht „alle Quittungen unter 5 Euro wegzuwerfen“ oder ähnliches. Damit kann man mitunter auch ein deutliches Durcheinander anrichten und wiederrum viel Papiermüll produzieren.

Besser ist es zu sagen: wenn ich den Beleg nicht vermeiden kann versuche ich möglichst viele Belege zu einem Beleg zu bündeln z.B. zu einer Sammelrechnung. So lassen sich viele Stunden Buchhaltungsarbeit reduzieren und viel Papier wird vermieden.

 

Hierbei gibt es unglaublich viel Potenzial. Nutzen Sie die Möglichkeiten! Fragen Sie aktiv bei Lieferanten an, wie

 

Beispiel 1 Reduzierung der Buchhaltungsbelege durch Sammelrechnung und Digitalisierung

Bauunternehmer B ist in München und Umland tätig. Er beschäftigt mehrere Mitarbeiter und hat auch mehrere Baustellenfahrzeuge und einen repräsentativen PKW. Die Fahrzeuge werden im Wesentlichen immer bei den gleichen Tankstellen getankt. Die Quittungen von der Tankstelle mussten in den Vorjahren immer aufwendig kopiert oder gescannt werden und einzeln verbucht. Das war nicht nur eine sehr lästige Angelegenheit, auch die Aufbewahrung der Tankquittungen über 10 Jahre war teuer (Lagerplatzmiete).

Steuerberater Marcus Streit hat daher vorgeschlagen mit der Tankstelle zu vereinbaren das Monatsrechnungen erstellt werden und diese Monatsrechnungen direkt als pdf. zur Verfügung gestellt werden. Die Monatsrechnung wird von der Tankstelle per Bankeinzug direkt abgebucht.

Der Buchhaltungsaufwand wurde erheblich verringert.

 

 

Beispiel 2 Reduzierung der Buchhaltungsbelege durch Sammelrechnung und Digitalisierung

A ist als Schönheitschirurgin in München tätig. Für die Behandlung ihrer Patienten in ihrer Praxis im Herzen Münchens benötigt sie unter anderem eine Vielzahl Waren die sie in der Apotheke gegenüber ihrer Münchner Praxis bezieht. Da sie aus der Apotheke täglich, manchmal mehrmals täglich Waren bezieht hat sie von der Apothekerin nach Hinweis ihrer Steuerberaterin Tatjana Albert eine Kundenkarte bekommen und bezieht einmal monatlich eine Gesamt-Rechnung im pdf. per E-Mail über alle in dem Monat erhaltene Waren. Die Gesamt-Rechnung wir monatlich direkt vom Geschäftskonto abgebucht und der Aufwand in der Buchhaltung wurde erheblich verringert.

 

 

Beispiel 3 Reduzierung der Buchhaltungsbelege durch Sammelrechnung und Digitalisierung

C ist Software-Entwicklerin freiberuflich in München tätig. Sie besitzt keinen eigenen PKW und nutzt die sehr häufig die öffentlichen Verkehrsmittel. Bisher hatte sie einen großen Stapel mvv-Einzeltickets. Um die große Anzahl an Tickets zu vermeiden bucht C künftig Online-Tickets. Diese werden direkt von ihrem Bankkonto abgebucht.

 

 

Beispiel 4 Reduzierung der Buchhaltungsbelege durch Sammelrechnung und Digitalisierung

D betreibt in München eine Tankstelle. Wie bei den meisten Tankstellen verkauft auch D eine Vielzahl an Lebensmittel und Getränke. Die Rechnungen und Zahlungsavise wurden in der Vergangenheit in Papierform archiviert. D hat nun die Büro-Organisation umgestellt und erhält nicht mehr für jede Lieferung eine Rechnung, sondern eine Sammelrechnung am Monatsende.

 

 

  • Belege digital verwalten und über eine Schnittstelle ins Buchhaltungsprogramm einlesen

 

Als Steuerberater in München gebe ich diesen drittbesten Tipp: Digitalisieren Sie Ihre Belege! Die Zukunft der Belegaufbewahrung ist digital, hierin sind sich die Mehrheit der Steuerberater einig.

Und auch Sie als Unternehmer werden immer häufiger damit konfrontiert werden, dass Lieferanten oder Kunden nur noch digitale Rechnungen bieten bzw. anfordern.

Daher organisieren Sie Ihre Buchhaltung so bald es geht digital. Sie müssen nicht alles sofort umstellen, nein beginnen Sie gerne erstmal mit etwas Einfachem. So können z.B. die Belege, die direkt von der Quelle digital erstellt werden wie amazon-Rechnungen oder Telefon-Rechnungen über eine Schnittstelle in das Buchhaltungssystem eingelesen werden. Und Sie können im Kundenkonto die Belege jährlich herunter laden und auf einem Stick verwahren.

 

Mein Steuerberater – Expertentipp für Sie: Fordern Sie Ihre Vertragspartner, dass Sie alle Rechnungen nur noch in digitaler Form erhalten, z. B. als pdf, ZUGFeRD, X-Rechnung etc. Also wirklich jeder Beleg sollte schon ab der Entstehung (Belegquelle) digital entstehen. Diese können dann im weiteren Prozess einfacher verarbeitet werden, insbesondere beim Steuerberater und dem Finanzamt.

DATEV Unternehmen online kann eine Hilfe in der Organisation der Buchhaltung darstellen. Aber auch ohne eine Software wie DATEV Unternehmen online kann die Organisation der Buchführung kostensparend und effizient gestaltet werden. Die oben genannten Grundsätze können bei allen Unternehmen angewendet werden und wirken immer!

 

Ich hoffe sehr ich konnte Ihnen mit den oben stehenden Beispielen und Tipps die Büro-Organisation erleichtern.

 

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