Aufbewahrungspflicht der Speisekarte

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In Abhängigkeit der Art der Unterlagen bestehen steuerliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen für sechs bzw. zehn Jahre.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung sah das zuständige Finanzamt im Fehlen der Speisekarten für zurückliegende Zeiträume einen Buchführungsmangel. Mit Urteil vom 14.12.2011 (XI R 5/10) stellt der BFH klar, dass eine Aufbewahrungspflicht nur für solche Unterlagen bestehen kann, für welche auch eine (steuerliche) Aufzeichnungspflicht besteht.

Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 5 der Abgabenordnung sind nur insoweit Aufbewahrungspflichtig, als sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dies sah der BFH nach o.g. Urteil – entgegen der Entscheidung des Finanzgerichts München vom 29.10.2009 K 219/07 als nicht gegeben an.

Zu beachten ist jedoch, dass sich eine Aufzeichnungs- und damit eine Aufbewahrungspflicht aus § 22 Umsatzsteuergesetz ergeben kann. Demnach muss aus den Aufzeichnungen des steuerpflichtigen das vereinbarte Entgelt für die Ware oder Dienstleistung ersichtlich sein. Ferner ist eine getrennte Aufzeichnung anhand der Steuersätze vorzunehmen.

Unbedingt zu beachten ist eine saubere Sortierweise der Belege. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater hierüber aufklären. Dies spart Ihnen im Falle einer Betriebsprüfung unter Umständen viele schlaflose Nächte und viel Geld!

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