Steuerberaterin München: Buchführung und Aufbewahrung

Betriebliches Rechnungswesen - mehr als nur Buchführung

Das betriebliche Rechnungswesen oder interne Rechnungswesen wird in folgende Bereiche unterteilt:

1. Buchführung

2. Kosten- und Leistungsrechnung

3. betriebswirtschaftliche Statistik

4. betriebswirtschaftliche Planung

 

1. Buchführung bzw. Buchhaltung im klassischen Sinne

Die Buchführung, auch Finanzbuchführung genannt, ist eine Zeitabschnittsrechnung, da ein bestimmter Zeitabschnitt betrachtet wird. Die Grundaufgabe besteht in der fortlaufenden, systematischen Aufzeichnung der Veränderungen des Anlagevermögens und Umlaufvermögens, des Eigenkapitals und Fremdkapitals. In der Buchführung müssen zu diesem Zweck alle wirtschaftlichen Vorgänge und alle rechtlichen Vorgänge, die das Vermögen und Kapital verändern, zahlenmäßig erfasst und systematisch abrufbar sein. Ziel ist es, einen Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens zu jedem Zeitpunkt zu haben.

Aus der Buchführung muss am Jahresende eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.

 

Tatsächlich ist es heute auch für kleinere Unternehmen üblich, monatlich im Rahmen der Buchführung bereits alle Abschreibungen und Abgrenzungsbuchungen zu erfassen bzw. durch den Steuerberater erfassen zu lassen. Auch die private Kfz-Nutzung, private Telefonnutzung und der Eigenverbrauch bzw. unentgeltliche Wertabgaben (Sachentnahmen) werden durch den Steuerberater monatlich erfasst. Hierdurch kommt es am Jahresende nicht zu unangenehmen Überraschungen und der Gewinn bzw. Verlust stimmt im Idealfall mit dem Jahresergebnis aus der Dezember-Buchführung überein.

 

2. Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) wird im Sprachgebrauch auch Kosten- und Erlösrechnung (KER) oder Kostenrechnung (KoRe) genannt.

Sinn der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Generierung von Auswertungen, die eine Überwachung der Kosten und Leistungen sowie der Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche ermöglichen. Die Kostenrechnung unterstützt unternehmerische Entscheidungen. Inbesondere dient die Kostenrechnung zur Kalkulation von Verkaufspreisen der Waren und Dienstleistungen.

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) wird auch Betriebsbuchhaltung genannt und ist ein wichtiger Teil des internen Rechnungswesens. Sie dient der sachlichen Erfassung und Verrechnung aller innerbetrieblichen Kosten und Leistungen (Ausgaben und Einnahmen). Die Übersichtlichkeit gerade bei großen Unternehmen und Konzernen wird gewahrt, indem für jeden Bereich in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung sowie in Leistungsrechnung und Ergebnisrechnung unterschieden wird. Dieser Teil des betrieblichen Rechnungswesens sortiert die Kosten nach Art und nach Ort der Entstehung sowie nach Kostenträgern.

 

3. Betriebswirtschaftliche Statistik

Die betriebswirtschaftliche Statistik soll Erkenntnisse für die Planung schaffen, sie wird auch die Lehre von Methoden zum Umgang mit quantitativen Informationen genannt. In der Statistik werden z. B. einzelne Kostenarten über einen langen Verlaufszeitraum von z. B. 3 Jahren dokumentiert. Es werden also die betriebswirtschaftlichen Daten der Vergangenheit aufbereitet, um Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können bzw. Fehlentscheidungen der Vergangenheit sichtbar zu machen.

Die Darstellungsformen der betriebswirtschaftlichen Statistiken sind vielfältig; es sind Listen möglich, Kuchendiagramme, Balkendiagramme usw.

 

Wir als Ihre Steuerberater stellen Ihnen z. B. im Rahmen der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung eine BWA mit 3-Jahresvergleich zur Verfügung.

 

4. Betriebswirtschaftliche Planung

Für die betriebswirtschaftliche Planung, auch betriebliche Planung genannt, werden die Ergebnisse aus der Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung und der betriebswirtschaftlichen Statistik verwendet. Ziel ist eine möglichst realitätsnahe Schätzung künftiger betrieblicher Chancen und Risiken.

 

Wir als Ihre Steuerberater stehen Ihnen mit Fachkompetenz in betriebswirtschaftlichen Belangen und langjähriger Erfahrung in Wirtschaftsbelangen zur Verfügung. Verzichten Sie in schwierigen Zeiten nicht auf kompetenten und umfassenden steuerlichen Rat durch einen Steuerberater.

 

Buchführungssysteme

Man unterscheidet bei den Buchführungssystemen die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Im Laufe der Zeit hat sich die doppelte Buchführung auf fast allen Gebieten durchgesetzt, sodass die einfache Buchführung fast keine Bedeutung mehr hat. Gemäß IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) schreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung kein bestimmtes Buchführungssystem vor. Sie lassen jedes Verfahren (auch auf Informationstechnologie gestützte Systeme) zu, wenn dies die Anforderungen erfüllt, die durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung an das Verfahren gestellt werden (§239 Abs. 4 HGB).

 

1. Einfache Buchführung

Für wen ist die einfache Buchführung geeignet?

Die einfache Buchführung ist für Freiberufler wie Ärzte, Apotheker, Architekten erlaubt und geeignet und ist sicherlich auch bei Kleinstunternehmern sinnvoll. Die einfache Buchführung ist jedoch nicht für alle Unternehmen erlaubt (siehe 2. Doppelte Buchführung).

Die einfache Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle nur in zeitlicher Ordnung; der Gewinn wird daher nur in einfacher Weise ermittelt und es existiert keine doppelte Buchführung.

Es werden lediglich die Bank- bzw. Kassensalden erfasst sowie das Anlagevermögen. Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst und im Hauptbuch mit Personenkonten für die Kunden und Lieferanten. Weiter sind Nebenbücher und Hilfsbücher möglich und sicherlich bei umfangreichem Geschäftsbetrieb unausweichlich.

 

2. Doppelte Buchführung (kaufmännische Buchführung)

Für wen ist die doppelte Buchführung geeignet?

Die doppelte Buchführung ist für alle Unternehmer geeignet und für bestimmte Unternehmer verpflichtend.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Grundsätzlich ist nach dem Handelsgesetzbuch jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet § 238 Handelsgesetzbuch (HGB). Konkret wird gem. § 242 Abs. 1 HGB „Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darzustellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen.“ Und weiter in „ § 242 Abs. 2 HGB „ Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.“ Nach § 242 Abs. 3 HGB bilden Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss. Der Lagebericht ist nach Handelsgesetzbuch kein Bestandteil des Jahresabschlusses. Eine Kapitalflussrechnung und der Lagebericht ist nur bei kapitalmarktorientierten Unternehmen Bestandteil des Jahresabschlusses.

Da auch jeder Kleinunternehmer oder nebenberuflich tätiger Unternehmer ein Kaufmann sein kann, wäre diese Vorschrift des Handelsgesetzbuches in der Praxis häufig hinderlich oder gar existenzvernichtend. Daher hat der Gesetzgeber in § 242 Abs. 4 i. V. m. § 241a HGB einen Befreiungstatbestand für die Verpflichtung zur Buchführung und die Erstellung eines Inventars geschaffen.

Nach § 241a HGB sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren (unabhängig davon, ob ein Rumpfgeschäftsjahr oder ein abweichendes Geschäftsjahr vorliegt) nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, davon befreit, Bücher zu führen. Solche Kleingewerbetreibende sind also von der handelsrechtlichen Bilanzierungspflicht befreit. Bücher nach den allgemeinen Grundsätzen (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) müssen aber geführt werden. Im Falle einer Neugründung treten gem. § 241a S. 2 HGB die Rechtsfolgen schon ein, wenn die oben genannten Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Gemäß § 140 Abgabenordnung (AO) sind alle Steuerpflichtigen zur Buchführung im steuerlichen Sinne verpflichtet, die dies nach anderen Gesetzen sind. Hiermit ist auch das Handelsgesetzbuch gemeint. § 141 AO regelt die Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger. Demnach sind gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen des Finanzamtes für den einzelnen Betrieb Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze (z.B. umsatzsteuerfreie Vermietung von Wohnraum, umsatzsteuerfreie Tätigkeit als Versicherungsvertreter oder Versicherungsmakler, umsatzsteuerfreie Heilbehandlung) von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Gewinn aus Gewerbebetrieb bzw. Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr erwirtschaftet haben. Auch bei selbstbewirtschafteter land- und forstwirtschaftlicher Fläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro ist der Steuerpflichtige zur Buchführung verpflichtet. Der Gesetzgeber hat dies gem. §141 Abs. 1 S. 1 letzter HS AO wie folgt definiert: „Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahme Abschlüsse zu machen“. Die Definition ist also praktisch identisch mit dem des Handelsgesetzbuches.

 

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Der Jahresabschluss (egal ob handelsrechtlicher Jahresabschluss oder steuerlicher Jahresabschluss) besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie ggf. einem Anhang. Bei der doppelten Buchführung werden bei jedem Buchungssatz jeweils die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung angesprochen.

Hierbei wird ein Konto im Soll und ein Konto im Haben angesprochen. Zeitgleich wird bei einem Buchungssatz ein Bilanzkonto und ein Gewinn- und Verlustrechnungskonto im Soll bzw. im Haben angesprochen. Auch wird der Erfolg des Unternehmens auf doppelte Weise ermittelt, zum einen durch den Vergleich des Eigenkapitals im aktuellen Geschäftsjahr mit dem Eigenkapital des Vorjahres und zum anderen durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Geschäftsjahres.

 

Wie muss die Buchführung organisiert werden?

Neugründer, Existenzgründer, aber auch viele altgediente Unternehmer stellen sich häufig die Frage, wie man die Buchführung organisieren sollte. Selbstverständlich ist der Unternehmer grundsätzlich in seinen Entscheidungen frei. Das macht das Unternehmertum schließlich aus. Handelsrechtlich und steuerlich ergeben sich Vorschriften; diese haben wir nachfolgend für Sie thematisch aufbereitet. Wir als Ihr Steuerberater empfehlen Ihnen grundsätzlich eine möglichst einfache Organisation. Sie als Unternehmer sollten sich einmal jährlich einen Tag Zeit nehmen und versuchen, die Organisation Ihres Unternehmens auf Plausibilität und Schlichtheit zu kontrollieren. Was zu kompliziert ist, sollte vereinfacht werden, denn damit sind viele Fehlerquellen behoben. Auch sind Unternehmer-Stammtische sinnvoll, sie können sich mit „Gleichgesinnten“ über diese Thematik austauschen und hierbei viel lernen.

 

Handelsrechtlich verlangt der Gesetzgeber in § 238 Abs. 1 S. 2 HGB vom Unternehmer, dass dieser seine Buchführung so beschafft, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Weiter müssen sich handelsrechtlich alle Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Gemäß § 238 Abs. 2 HBG ist der Unternehmer (Kaufmann lt. Handelsgesetzbuch) verpflichtet, Kopien der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren.

Weiter ist nach § 239 Abs. 2 Handelsgesetzbuch darauf zu achten, dass die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Diese Aufzeichnungen und Eintragungen dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden §239 Abs. 3 HGB. Die Buchführung ist handelsrechtlich gemäß § 257 Handelsgesetzbuch 10 Jahre bzw. 7 Jahre lang aufzubewahren.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) wird in seiner Stellungnahme zur Rechnungslegung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsätzen von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1)" unter Punkt 3.2 (26) deutlicher. Hiernach umfasst der Grundsatz der Vollständigkeit die lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Geschäftsvorfälle. „Rechnungslegungsrelevant“ umfasst alle Geschäftsvorfälle, die den Jahresabschluss und den Lagebericht bzw. auf Konzernebene den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht tangieren. Die Buchführung beinhaltet immer das Hauptbuch und die Nebenbücher und wird dann berührt, wenn Geschäftsvorfälle das Vermögen oder die Schulden beeinflussen oder diese zur Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten, zu Aufwand und Ertrag oder zu erläuterungs- bzw. berichtspflichtigen Vorgängen in Jahresabschluss und Lagebericht bzw. Konzernabschluss und Konzernlagebericht führen. Vollständigkeit bedeutet lt. Institut der Wirtschaftsprüfer auch, dass ein Geschäftsvorfall nicht mehrfach erfasst wird. Außerdem ist jeder Geschäftsvorfall einzeln zu erfassen. Wenn eine Zusammenfassung oder Verdichtung erfolgt, muss sie in jedem Fall nachvollziehbar bleiben. Die Belege und Bücher sollen die Geschäftsvorfälle inhaltlich korrekt abbilden. Das bedeutet, dass die Geschäftsvorfälle mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen.

Die Buchführung soll lt. Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW RS FAIT 1) zeitgerecht erfolgen. Die Geschäftsvorfälle sind hiernach zeitnah zu buchen (möglichst unmittelbar nach Entstehung des Geschäftsvorfalls), aber auch so zu dokumentieren, dass die Geschäftsvorfälle der richtigen Buchungsperiode zugeordnet werden.

 

Beispiel 1 (Geschäftsvorfälle zur richtigen Buchungsperiode):

Ein Unternehmer zahlt eine gewerbliche Rechtschutzversicherung; Zahlungszeitpunkt ist Oktober 2014, Versicherungszeitraum ist Januar bis Dezember 2015. Die Kosten bzw. Betriebsausgaben sind gewinnmindernd im Jahr 2015 zu berücksichtigen. Da die Zahlung jedoch im Oktober 2014 erfolgte, ist der Geschäftsvorfall dieser Buchungsperiode zuzuordnen.

In der Praxis wird Ihr Steuerberater einmal die Zahlung über die Bank erfassen und diese Zahlung als Rechnungsabgrenzungsposten im Jahr 2014 verbuchen. Im Jahr 2015 wird der Rechnungsabgrenzungsposten gewinnmindernd über Aufwand „aufgelöst“.

 

Buchung 2014

Rechnungsabgrenzungsposten an Guthaben bei Kreditinstituten (Bank)

 

Buchung 2015

Sonstiger Aufwendungen an Rechnungsabgrenzungsposten

 

Weiter stellte das Institut der Wirtschaftsprüfer in seiner Stellungnahme IDW RS FAIT 1 klar, dass das gewählte Buchführungsverfahren gewährleisten muss, dass die Buchungen in zeitlicher Ordnung (Journalfunktion) und in sachlicher Ordnung (Kontenfunktion) dargestellt werden können. Die Buchungen müssen, so das Institut der Wirtschaftsprüfer weiter, innerhalb angemessener Zeit festgestellt und optisch lesbar gemacht werden. Ein sachverständiger Dritter (ein geübter Prüfer bzw. Betriebsprüfer der Finanzverwaltung) muss nach dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit in der Lage sein, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen. Die Abwicklung des einzelnen Geschäftsvorfalls und die angewandten Buchführungsverfahren müssen nachvollziehbar gestaltet und über die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht abrufbar sein.

 

Auch für steuerliche Zwecke hat der Gesetzgeber Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungen. Die steuerlichen Anforderungen gelten für alle Unternehmen, auch für selbständig tätige Unternehmer, Freiberufler, Land- und Fortwirte und nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende.

§ 145 S. 1 AO startet mit der Maßgabe, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Nach § 145 S. 2 Abgabenordnung müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Der Gesetzgeber stellt in § 145 Abs. 2 Abgabenordnung klar, dass die Aufzeichnungen so vorzunehmen sind, dass sie für Zwecke der Besteuerung genügen. Naturgemäß gehen die Meinungen über „ordnungsgemäße Aufzeichnungen“ und „innerhalb angemessener Zeit“ in der Praxis häufig auseinander. Wir als Ihr Steuerberater weisen Sie auf eine nicht-ordnungsgemäße Buchführung hin. Außerdem geben wir Ihnen als Ihre Steuerberater Verbesserungsvorschläge bei der Büro-Organisation. Grundsätzlich können Sie von einer ordnungsgemäßen Buchführung ausgehen, wenn wir als Ihre Steuerberater Ihnen nichts Gegenteiliges mitteilen. In Einzelfällen ist ein Betriebsprüfer des Finanzamtes nicht mit dem Steuerberater einer Meinung, in unserer Praxis ist dies jedoch noch niemals vorgekommen. Wir haben die Betriebsprüfer des Finanzamtes in unserer Steuerberatungskanzlei immer als fair wahrgenommen. Betriebsprüfer sehen eine Vielzahl Unternehmen „von innen“ und können so sehr schnell und effizient erkennen, ob die Buchführung grundsätzlich ordnungsgemäß ist oder ob eine gesetzmäßige Besteuerung nicht möglich ist.

Nach § 146 Abs. 1 Abgabenordnung sind die für die Besteuerung erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten täglich festgehalten werden. Insbesondere bei Bargeschäften im Einzelhandel oder bei Restaurants, Imbiss mit und ohne Auslieferungsservice, etc. ist die ordnungsgemäße Besteuerung häufig fraglich. Um das Steueraufkommen zu sichern und die gleichmäßige Besteuerung für alle Steuerpflichtigen zu erreichen, hat der Gesetzgeber mit § 146 Abs. 1 S. 2 Abgabenordnung eine Norm geschaffen, die zumindest täglich ein Ausrufezeichen in diese Richtung setzt. Selbstverständlich können gewiefte Unternehmer dennoch insbesondere bei Bargeschäften dazu verleitet werden, Geld dunkler Herkunft zu schaffen. Eine völlige Absicherung hiergegen will und kann der Gesetzgeber nicht schaffen.

Wie das Handelsgesetzbuch schreibt auch die Abgabenordnung vor, die Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Werden die Aufzeichnungen oder Teile der Aufzeichnungen nicht in deutscher Sprache geführt, kann die Finanzbehörde eine Übersetzung verlangen. Die Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbolen müssen im Einzelfall eindeutig festgelegt werden. Die Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennen lassen. Veränderungen, die nicht mehr erkennen lassen, wann diese geschaffen wurden, sind ebenfalls nicht erlaubt.

Der Gesetzgeber hat mit § 146 Abs. 3 und Abs. 4 Abgabenordnung eine nahezu gleichlautende Norm zu § 239 Abs. 1, Abs. 3 HGB geschaffen.

Aufzeichnungspflichten

Welche steuerlichen Aufzeichnungspflichten sind zu beachten?

Gem. § 143 und 144 AO haben gewerbliche Unternehmer den Wareneingang und den Warenausgang gesondert aufzuzeichnen.

Was bedeutet das konkret?

1. § 143 AO Aufzeichnung des Wareneingangs:

Alle Waren, Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens entgeltlich und unentgeltlich erwirbt (auch auf fremde Rechnung, also im Rahmen von Kommission) sind aufzuzeichnen. Dies gilt auch für Besonderheiten wie Bearbeitung oder Verarbeitung vor dem Verkauf oder Verbrauch im eigenen Unternehmen. Werden die Waren, Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten für betriebsfremde Zwecke verwendet, sind diese ebenfalls aufzuzeichnen. Hierbei wäre z.B. denkbar, dass ein Unternehmen Kinderspielzeug für eine Tombola erwirbt.

Gemäß § 143 Abs. 3 AO sind folgende Angaben zu machen, also aufzuzeichnen:

a) Tag des Wareneingangs oder Datum der Rechnung

b) Namen oder Firma und Anschrift des Lieferers

c) handelsübliche Bezeichnung der Ware

d) Preis der Ware

e) Hinweis auf den Beleg

 

2. § 144 AO Aufzeichnung des Warenausgangs:

Gem. § 144 AO ist der Warenausgang für gewerbliche Unternehmer, die als „Händler“ gelten, gesondert aufzuzeichnen. Der Gesetzgeber hat dies für gewerbliche Unternehmer, die zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch Hilfsstoffe liefern und für Unternehmer, die Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer liefern, kodifiziert.

Nach § 144 Abs. 2 S. 1 AO benennt weiter alle Waren, die der Unternehmer

a) Auf Rechnung, durch Tausch oder unentgeltlich

b) gegen Barzahlung liefert, wenn die Ware wegen der abgenommenen Menge zu einem niedrigeren als dem üblichen Preis geliefert wird.

§ 144 Abs. 2 S. 2 AO stellt klar, dass dies nicht gilt, wenn die Ware erkennbar nicht zur gewerblichen Weiterveräußerung bestimmt ist.

Nach § 144 Abs. 3 AO müssen folgende Angaben enthalten sein:

a) Tag des Warenausgangs oder Datum der Rechnung

b) Namen oder Firma und Anschrift des Abnehmers

c) Handelsübliche Bezeichnung der Ware

d) Preis der Ware

e) Hinweis auf den Beleg.

 

Aufbewahrungsfristen

Welche Aufbewahrungsfristen müssen handelsrechtlich und steuerlich beachtet werden?

 

Handelsrechtlich ist jeder Kaufmann gemäß § 257 HGB verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

6-jährige Aufbewahrungsfrist nach Handelsgesetzbuch:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse n. § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
  2. Empfangene Handelsbriefe (alle Schriftstücke, die das Unternehmen betreffen).
  3. Wiedergaben (Kopien) der abgesandten Handelsbriefe.

 

10-jährige Aufbewahrungsfrist nach Handelsgesetzbuch:

1. Buchungsbelege.

 

Nach § 257 Abs. 1 S. 2 Handelsgesetzbuch können die relevanten Unterlagen, die auf Datenträgern hergestellt wurden, auch ausgedruckt aufbewahrt werden.

 

Steuerlich sind gemäß § 147 Abgabenordnung folgende Aufbewahrungspflichten zu beachten:

6-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 und 3 Abgabenordnung:

  1. Empfangene Handelsbriefe und Geschäftsbriefe.
  2. Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe und Geschäftsbriefe.
  3. Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 

10-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 und 3 Abgabenordung:

  1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und zu Ihrem Verständnis erforderlichen Aufzeichnungen und sonstige Organisationsunterlagen.
  2. Buchungsbelege.
  3. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 i. V. m. Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 S. 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.

 

Wichtig: Nach § 147 Abs. 3 S. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

 

Gemäß § 147 Abs. 4 Abgabenordnung beginnt die steuerliche Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder Lagebericht, Handelsbrief oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

 

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten betreffen nicht die Unterlagen aus dem Privatbereich der Steuerpflichtigen, also keine privaten Kontoauszüge oder Werbungskostenbelege (mit Ausnahme § 147a AO).

 

Beispiel Aufbewahrungspflicht von Unterlagen:

Unternehmerin S bewahrt alle Buchhaltungsunterlagen ihres Unternehmens auf. Die privaten Kontoauszüge sowie die Hausgeldabrechnung ihrer vermieteten Immobilie (welche sich nicht im gewillkürten Betriebsvermögen befindet) hat sie nach Erhalt des nicht zu beanstandenden Steuerbescheides 2013 vernichtet.

Fünf Jahre später möchte der Betriebsprüfer des Finanzamtes die Einlagen, die S von ihrem privaten Konto auf das Geschäftskonto geleistet hat, nachvollziehen. Er möchte wissen, woher das Geld kam. Außerdem möchte er die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage der vermieteten Immobilie nachvollziehen.

S muss zwar nachvollziehbar schildern, woher die Einlagen in das Unternehmen kommen. Die Kontoauszüge hierzu muss sie jedoch nicht vorlegen. Wenn sie z.B. Geld aus einer Erbschaft in das Unternehmen eingelegt hat oder den Überschuss aus der vermieteten Immobilie, ist dies für das Finanzamt nicht zu beanstanden. Wurde jedoch Geld dunkler Herkunft eingelegt ist der Tatbestand der Steuerhinterziehung erfüllt.

S muss die Hausgeldabrechnungen nicht vorlegen. Die Instandhaltungsrücklage wurde mit der Steuerveranlagung bereits geprüft. Eine erneute Prüfung durch den Betriebsprüfer ist nicht zulässig.

 

Aufbewahrung von Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke:

Das Umsatzsteuerrecht hat mit § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) eigene Aufbewahrungspflichten. Diese gelten für alle Unternehmer im Sinne des UStG. Nach § 2 Abs. 1 S. 1 Umsatzsteuergesetz ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. § 2 Abs. 1 S. 3 UStG führt weiter aus, dass dies jede nachhaltige Tätigkeit zu Erzielung von Einnahmen ist, auch wenn die Gewinnerzielungsabsicht fehlt (Liebhaberei oder Hobby).

Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Ebenso sind alle erhaltenen Rechnungen sowie alle Rechnungen, die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in seinem Namen erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

 

Die oben genannten Aufbewahrungspflichten gelten nur für gewerblich tätige Unternehmer, Selbständige und Freiberufler. Gemäß § 147a Abgabenordnung gelten für bestimmte Steuerpflichtige ebenfalls Aufbewahrungsvorschriften. Dieser Paragraf ist relativ neu, er ist erst durch Gesetz vom 29.7.2009 eingefügt worden.

Die folgenden Aufbewahrungspflichten gelten nicht für Unternehmer. Gemäß § 147a S. 1 AO haben Steuerpflichtige, deren Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, alle mit diesen Einkünften in Zusammenhang stehenden Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Im Falle der Zusammenveranlagung von Ehegatten gelten die Grenzen zur Festlegung der Überschreitung für jeden Ehegatten gesondert. Beginn der Verpflichtung ist jedes Kalenderjahr, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Grenze überschritten wird. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen endet mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen letztmals vorlagen.

 

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