Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen wie bspw. die Weihnachtsfeier oder der Betriebsausflug erfreuen sich der Beliebtheit der Mitarbeiter. Aus Sicht des Arbeitgebers sind Betriebsveranstaltungen sinnvoll, da diese den Teamgeist bzw. das „Wir-Gefühl“ stärken. Aus den positiven Effekten einer Betriebsveranstaltung kann eine höhere Motivation bzw. Arbeitsleistung der Arbeitnehmer resultieren.

Hinsichtlich einer Betriebsveranstaltung sind einige steuerliche Regeln zu beachten. Unter Umständen ist eine Betriebsveranstaltung steuerpflichtig. Die Steuerpflicht bezieht sich dann sowohl auf die Lohnsteuer als auch auf die Umsatzsteuer. Betriebsveranstaltungen sind grds. kein Bestandteil des Arbeitslohns und somit steuerfrei, sofern es sich um übliche Betriebsveranstaltungen handelt.

Von einer üblichen Betriebsveranstaltung ist auszugehen, wenn die Betriebsveranstaltung:

  • Nicht öfter als zweimal pro Kalenderjahr stattfindet
  • Die Aufwendungen des Arbeitgebers an den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt nicht mehr als 110 EUR (brutto) betragen.

Bei den Kriterien handelt es sich um eine Typisierung seitens der Finanzverwaltung.

Eine Steuerpflicht der Betriebsveranstaltung liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer entweder an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen im Jahr teilnimmt oder die Aufwendungen des Arbeitgebers bei einer Betriebsveranstaltung mehr als 110 EUR (brutto) pro Mitarbeiter bzw. teilnehmender Person beträgt. Hat ein Arbeitnehmer an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen teilgenommen, so obliegt es dem freien Ermessen des Arbeitgebers, welche Betriebsveranstaltungen als üblich und welche Betriebsveranstaltungen als unüblich anzusehen sind. Dies birgt einen erheblichen wirtschaftlichen Vorteil für das Unternehmen. Denn so kann die relativ günstige Betriebsveranstaltung pauschal besteuert werden. Die beiden relativ teuren Betriebsveranstaltungen können als übliche Betriebsveranstaltung behandelt werden. Diese unterliegen somit nicht der Lohnsteuer.

Unschädlich ist es, wenn ein Arbeitnehmer an mehr als zwei unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen teilnimmt. Die Lohnsteuerrichtlinien führen hierzu das Beispiel an, dass ein Jubilar kurz vor seinem Ruhestand an der Jubilarfeier teilnimmt, an einem Betriebsausflug und an einem Pensionärstreffen.

Unschädlich, d.h. lohnsteuerfrei, ist es auch, wenn ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teilnimmt, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient. Ein solcher Sachverhalt kann beispielsweise vorliegen, wenn der Betriebsratsvorsitzende die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besucht.

Eine unübliche Betriebsveranstaltung kann auch dann vorliegen, wenn im Rahmen dieser Betriebsveranstaltung unübliche Zuwendungen an den Arbeitnehmer erfolgen. Übliche Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind beispielsweise:

  • Speisen und Getränke
  • Tabakwaren
  • Süßigkeiten
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Geschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung. Allerdings sind Geschenke kein Bestandteil einer Betriebsveranstaltung, wenn die Veranstaltung nur in der Übergabe des Geschenks besteht. In einem solchen Fall sind die steuerlichen Besonderheiten von Geschenken an Mitarbeiter zu beachten.

Derartige Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind jedoch nur dann als üblich anzusehen, wenn die Aufwendungen 110 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigen.

Lohnsteuerliche Folgen einer unüblichen Betriebsveranstaltung

Ist die Betriebsveranstaltung nicht mehr als üblich anzusehen – sei es, weil die Freigrenze in Höhe von 110 EUR überschritten wurde oder sei es, weil der Arbeitnehmer an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen teilgenommen hat – so ist die Betriebsveranstaltung lohnsteuerpflichtig.

Zu beachten ist, dass die 110 Euro (inkl. Umsatzsteuer) dabei als Freigrenze und nicht als Freibetrag anzusehen sind. Diese bedeutet, dass sämtliche Aufwendungen der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterliegen.

Beispiel:

Der Arbeitgeber veranstaltet für seine 20 Mitarbeiter eine Weihnachtsfeier in einem Lokal in München. Der Arbeitgeber trägt dabei die Aufwendungen für die Weihnachtsfeier (insb. Bewirtungskosten) in Höhe von insgesamt 2.975 Euro (2.500 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer). Die Aufwendungen pro Arbeitnehmer betragen 148,75 Euro (Gesamtkosten in Höhe von 2.975 Euro / Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer mit der Anzahl von 20).

Bei dieser beispielhaften Betriebsveranstaltung sind die gesamten Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es wird nicht etwa ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro pro Person von den Gesamtaufwendungen abgezogen.

Einzubeziehende Kosten bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze bzw. bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs am 16.05.2013 (BFH/NV 2013 S. 1846 ff) sind nur Aufwendungen zu berücksichtigen, die den Teilnehmer der Betriebsveranstaltung objektiv bereichern. Aufwendungen des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen (bspw. Saalmiete) fallen nicht in die Bemessungsgrundlage. Ebenfalls nicht in die Bemessungsgrundlage der Besteuerung einer Betriebsveranstaltung fallen Aufwendungen für einen Eventveranstalter.

Begleitperson bei einer Betriebsveranstaltung

Häufig werden zu einer Betriebsveranstaltung wie bspw. der Weihnachtsfeier nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch bspw. die Ehepartner der Arbeitnehmer eingeladen. Nun stellt sich die Frage, wie diese Begleitpersonen bei der Ermittlung der Allgemeinüblichkeit einer Betriebsveranstaltung zu berücksichtigen sind.

Nach den von der Finanzverwaltung veröffentlichten Lohnsteuerrichtlinien sind Zuwendungen an Ehegatten bzw. an Lebenspartner dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Dies bedeutet, dass die Angemessenheitsgrenze einer Betriebsveranstaltung in Höhe von 110 EUR sehr schnell erreicht ist. Denn so dürfen die Aufwendungen pro teilnehmender Person nicht mehr als 55 Euro inkl. Umsatzsteuer betragen.

Von den Lohnsteuerrichtlinien abweichend urteilte der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 16.05.2013 (BFH NV/ 2013 S. 1846 ff). Nach dem Urteil des BFH kann bezüglich des Kostenanteils, welcher auf die Begleitperson entfällt, definitionsgemäß kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegen, da die Begleitperson kein Arbeitnehmer ist. Die Einladung einer Begleitperson stellt auch keinen Bestandteil des Arbeitslohns des Arbeitnehmers dar. Vielmehr handelt es sich bei der Einladung einer Begleitperson um ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers. Leistungen eines Arbeitgebers aus überwiegend eigenbetrieblichem Interesse unterliegen grundsätzlich nicht der Lohnsteuer.

Die Rechtsprechung des BFH zur Betriebsveranstaltung sei an folgendem Beispiel verdeutlicht:

Ein Steuerberater veranstaltet eine Weihnachtsfeier für seine Mitarbeiter. Neben den Mitarbeitern selbst sind auch deren Ehe- bzw. Lebenspartner und Kinder zur Weihnachtsfeier der Steuerkanzlei eingeladen. Die Steuerkanzlei hat 10 Mitarbeiter. An der Weihnachtsfeier nehmen insgesamt 22 Personen teil (10 Mitarbeiter + 12 Angehörige der Mitarbeiter). Die Gesamtaufwendungen für die Weihnachtsfeier betragen 1.785 Euro (1.500 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer). Pro Kopf entstehen somit Kosten in Höhe von rd. 81 Euro (Gesamtaufwand in Höhe von 1.785 Euro /  teilnehmende Personen mit der Anzahl von 22).

Die 81 Euro Aufwendungen pro teilnehmender Person für die Weihnachtsfeier liegt unterhalb der Angemessenheitsgrenze in Höhe von 110 Euro. Es handelt sich demnach um eine übliche Betriebsveranstaltung. Somit liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Beachten Sie: Dieses Beispiel bezieht sich nur auf die Rechtsprechung des BFH.

Nach der derzeit geltenden Rechtsauffassung der Finanzverwaltung läge ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Denn bezogen auf die Mitarbeiter betragen die Aufwendungen je Mitarbeiter 178,50 EUR inkl. Umsatzsteuer (Gesamtaufwand in Höhe von 1.785 Euro / teilnehmende Mitarbeiter mit der Anzahl von 10).

Anzuwendender Steuersatz bei der pauschalen Besteuerung einer Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen werden – sofern diese steuerpflichtig sind – pauschal mit Lohnsteuer besteuert. Der Arbeitgeber ist zu einer entsprechenden Lohnsteueranmeldung beim zuständigen Finanzamt verpflichtet. Natürlich ist der Arbeitgeber ferner dazu verpflichtet, die angemeldete Lohnsteuer fristgerecht an das Finanzamt abzuführen.

Der anzuwendende Steuersatz der pauschalen Lohnsteuer für die Betriebsveranstaltung beträgt gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG 25 %. Die pauschale Lohnsteuer erhöht sich um den Solidaritätszuschlag sowie ggf. um eine pauschale Kirchensteuer.

Sofern eine pauschale Besteuerung i.S.v. § 40 Abs. 2 EStG erfolgt, unterliegt der Vorgang nicht der Sozialversicherung. Dies ergibt sich aus § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Daher unterliegen auch unübliche Betriebsveranstaltungen nicht der Sozialversicherung, wenn eine pauschale Besteuerung der Betriebsveranstaltung erfolgt.

Eine Pauschalversteuerung ist aber nur dann zulässig, wenn es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt. Dies bedeutet, dass die Veranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern offen stehen muss (keine Privilegierung einzelner Arbeitnehmer).

Betriebsveranstaltungen in der Umsatzsteuer

Umsatzsteuerpflicht von Betriebsveranstaltungen

Eine Betriebsveranstaltung ist im Grundsatz dann umsatzsteuerpflichtig, wenn die Betriebsveranstaltung lohnsteuerpflichtig ist. Umsatzsteuerlich liegt bei der Betriebsveranstaltung eine unentgeltliche steuerpflichtige Leistung des Arbeitgebers an sein Personal vor.

Die Bemessungsgrundlage in der Umsatzsteuer richtet sich grds. nach den entstandenen Ausgaben des Arbeitgebers.

 

Dieser Beitrag wird in Kürze für Sie ergänzt…

Tatjana Albert