Steuerberaterin München zum Thema: Bewirtungskosten

Bewirtungskosten & steuerliche Abzugsfähigkeit

Bewirtungskosten (Kosten für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass) fallen bei fast allen Unternehmern an. Die Gewinn mindernde steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtungen ist häufiges Streitthema zwischen Unternehmer und Finanzamt. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Rahmenbedingungen, die Ihre Bewirtungskosten erfüllen sollten, um der Diskussion mit dem Betriebsprüfer vorzubeugen.

 

Grundsätzliches zu Bewirtungen von Personen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit seinem Schreiben vom 21.11.1994 die grundsätzlichen Rahmenbedingungen abgesteckt.

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind Betriebsausgaben (also steuerliche Kosten) gemäß § 4 Abs. Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Allerdings ist ein pauschaler Privatanteil von 30% der Aufwendungen abzuziehen, da der Unternehmer lt. Gesetzgeber sich ohnehin hätte verpflegen müssen. Da es sich hierbei um eine Pauschale handelt, sind Aufzeichnungen zum Essverhalten des Unternehmers oder zum Unternehmensumfeld nicht zielführend. Die Vorsteuer (Mehrwertsteuer) ist zu grs. 100% abzugsfähig, soweit der Vorsteuerabzug nach § 15 Umsatzsteuer-Gesetz (UStG) gegeben ist. Bei der Vorsteuer ist kein 30%iger Privatanteil zu rechnen.

Werden dem Unternehmer die Kosten für die Bewirtung ersetzt, ist selbstverständlich kein Privatanteil zu rechnen.

 

Wichtig ist bei betrieblichen Bewirtungskosten, dass diese nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und die Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird.

 

Die Finanzverwaltung definiert in R 4.10 (5-9) Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) „Bewirtung“ als Beköstigung von Personen, bei der die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Trinkgelder und Garderobengebühren sind Teil der Bewirtung, da diese zwangsläufig entstehen und von untergeordneter Bedeutung sind.

 

Weiter wird in R 4.10 Abs. 5 S. 9 EStR ausgeführt, dass keine Bewirtung vorliegt, wenn es sich nur um die Gewährung von kleinen Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee und Gebäck anlässlich eines Meetings handelt und bei Produktverkostungen bzw. Warenverkostungen im Herstellungsbetrieb oder beim Kunden, Händler oder auf Messeveranstaltungen.

 

 

Betrieblicher und geschäftlicher Anlass von Personen

Nach R 4.10 Abs. 6 S. 1 EStR können betrieblich veranlasste Aufwendungen für Bewirtungen von Personen geschäftlich veranlasst sein oder nicht geschäftlich veranlasst sein.

 

Kein geschäftlicher Anlass, sondern allgemein betrieblich veranlasst, sind lediglich Bewirtungen von eigenen Arbeitnehmern. Zu den eigenen Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens gehören auch die Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen (z. B. Mutter- und Tochterunternehmen) und vergleichbare Konstellationen.

 

Ein geschäftlicher Anlass bei Bewirtungen von Personen besteht unstrittig bei der Bewirtung von Geschäftspartnern oder potentiellen Geschäftspartnern (Akquise).

 

Kein Bestandteil der abzugsfähigen Bewirtungskosten

Nicht alle angefallenen Bewirtungskosten sind abzugsfähig. Hierbei greift zum einen die 30%-Regelung, wonach 30 % der abzugsfähigen Bewirtungskosten als privat veranlasst gelten. Zum anderen sind folgende Kosten nicht abzugsfähig:

1. Teile der Bewirtung, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen gelten. Die Angemessenheit ist vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen.

2. Kosten, die nicht nachgewiesen (belegt) werden oder deren betriebliche Veranlassung zweifelhaft ist.

3. Den besonderen Aufzeichnungspflichten wurde nicht nachgekommen.

4. Die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass fand in der privaten Wohnung des Unternehmers statt.

5. Der Preis für die verzehrten Speisen und Getränke steht in einem Missverhältnis zu den gesamt geleisteten Bewirtungskosten (insbesondere Varieté, Striptease und Ähnliches) lt. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16.2.1990, BStBl. II S. 575.

 

 

 

Nachweispflichten für Bewirtungskosten

Die Nachweispflicht für abzugsfähige Bewirtungskosten ist in der Praxis häufig ein Problem. Der Nachweis muss folgende Angaben enthalten:

1. Ort und Datum der Bewirtung

2. Teilnehmer (inkl. des Gastgebers)

3. Anlass der Bewirtung (Vorsicht, der Anlass ist genau zu benennen, nur Infogespräch oder ähnliches ist zu wenig)

4. Höhe der Aufwendungen

 

Die schriftlichen Angaben können gem. R 4.10 Abs. 8 S. 5 EStR auf der Rechnung oder getrennt gemacht werden, wobei die Rechnung und der Nachweis ein Dokument bilden und auch so aufbewahrt werden müssen. Wir haben eine Vorlage für Sie vorbereitet.

 

Die Rechnung der Gaststätte über die Bewirtungskosten muss den allgemeinen Angaben des Umsatzsteuergesetzes genügen. Bei Bewirtungen unter 150 € brutto gelten die Regelungen für Kleinbetragsrechnungen.

 

Die Rechnung der Gaststätte muss zwingend maschinell erstellt und registriert werden; eine handschriftliche Rechnung ist nicht zulässig. Die in Anspruch genommenen Leistungen sind nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert zu bezeichnen. Die allgemeine Angabe „Speisen und Getränke“ genügt nicht.

 

Werden mehrere Personen bewirtet, müssen grundsätzlich alle bewirteten Personen inkl. des Gastgebers und eigenen Mitarbeitern benannt werden.

 

Rechtsanwälte müssen gemäß Urteil des Bundesfinanzhofs vom 26.2.2014, BStBl. II S. 263 auch alle Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung aufzeichnen. Sie können sich nicht auf ihre Schweigepflicht berufen.

 

Journalisten haben ebenfalls alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben zu Teilnehmern und Anlass der Bewirtung zu tätigen. Sie können sich hierbei nicht auf das Pressegeheimnis berufen lt. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15.1.1998, BStBl. II S. 263.

 

Der Nachweis ist vom Gastgeber zu unterschreiben gem. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15.1.1998, BStBl. II S. 263.

 

Sind die Angaben unvollständig, können die Aufwendungen auch dann nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden, wenn der Unternehmer die Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht lt. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 30.1.1986, BStBl. II S. 488.

Der Nachweis zu den Bewirtungskosten ist zeitnah zu führen lt. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 25.3.1988, BStBl. II S. 655.

 

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